Privatlivspolitik

Privatlivspolitik

Læs herunder, hvordan vi håndterer dine personoplysninger hos Elis Danmark A/S ("Elis", "vi" eller "os")

• Hvem behandler dine personoplysninger?

  Om Elis

  Elis Danmark A/S (herefter benævnt ”Elis" eller ”Vi”), er en europæisk tekstil-, hygiejne- og sikkerhedsløsningsvirksomhed med en ledende position i de fleste af de lande vi opererer i. I vores dagligdag er vi derfor i kontakt med mange kunder og leverandører og deres personoplysninger. Vore værdier: determination, caring, empowerment, teamwork, safety & integrity, er tænkt ind I alt det vi laver – også i vores behandling af personoplysninger. For at læse mere om vores værdier, tryk her.

  Personoplysninger: enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person, jf. artikel 4 (1) (GDPR)

  Kontaktoplysninger

  Elis Danmark A/S
  CVR: 27339506

  Adresse: Tobaksvejen 22, 2860 Søborg
  E-mail: DK-Info@elis.com
  Tlf.: 3953 8700

• Hvad er formålet med vores privatlivspolitik?

  Hos Elis betragter vi beskyttelsen af personoplysninger og overholdelsen af persondataretten, som mere end blot en pligt og et ansvar. Vi ser det som et stort skridt i retningen af, at vi alle kan nyde en bedre beskyttelse og mere ansvarlig omgang med de personoplysninger vi deler med virksomheder og andre organisationer. Det er noget som vi hos Elis gerne vil støtte op om.

  Med ikrafttræden af GDPR, øgede vi vores fokus på at give de kunder, leverandører og medarbejdere, som har betroet deres personoplysninger til os, den bedste beskyttelse.

  Vi kan derfor med stor sikkerhed erklære, at vi lever op til de enhver tid gældende persondataretlige forpligtelser, nationale såvel som internationale, som måtte gælde for Elis . Vi samarbejder i øvrigt fuldt ud med alle leverandører og offentlige tilsynsmyndigheder der ønsker at bekræfte vores overholdelsen af persondataretten.

  Denne privatlivspolitik har til formål at beskrive rammerne for hvordan vi lever op til disse forpligtelser. Hvis I har spørgsmål til vores privatlivspolitik er i velkomne til at kontakte os ved hjælp af ovenstående kontaktoplysninger.

  Denne privatlivspolitik har til formål at redegøre for:

  • vores behandling af dine personoplysninger
  • hvilke personoplysninger vi behandler og hvorfor
  • hvordan vi beskytter dine personoplysninger
  • hvilke rettigheder du har
  • dine kontakt og klagemuligheder
• Vores behandling af dine personoplysninger

  Uanset om Elis er Databehandler, Dataansvarlig eller hvis blot vi har adgang til andre virksomheders personoplysninger, tænker vi følgende seks Databehandlingsprincipper ind enhver håndtering af personoplysningerne:

  Dataansvarlig: Elisbetragter sig selv som Dataansvarlig, når vi bestemmer til hvilket formål  og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger jf. artikel 4(7) (GDPR)

  1. Vi behandler personoplysninger på en lovlig, rimeligog gennemsigtig måde. Vi tilsikrer, at alt behandling både er lovligt efter persondataretten, men også efter øvrig relevant lovgivning, f.eks. markedsføringslovgivning. Vi tilstræber samtidig at have den størst mulige gennemsigtighed når vi behandler personoplysninger eller iagttager oplysningspligten.
  2. Formålet med behandlingen er altid tilkendegivet udtrykkeligt og har et sagligt formål. Vi behandler kun personoplysninger til formål der ligger inden for vores forretningsområde. Vi foretager ikke andre behandlinger, der ikke er forenelige med det formål personoplysningerne var indsamlet til. Når vi oplyser om formålet, prøver vi altid at være så specifikke og formulere det så klart som muligt. 
  3. Vi indsamler kun de nødvendige personoplysninger. Vi behandler udelukkende de personoplysninger der er nødvendige for at opfylde det formål som vi har oplyst dig om. Kommer vi i besiddelse af supplerende unødvendige personoplysninger, slettes de straks.
  4. Vi bestræber os på at dine personoplysninger altid er ajourførte og korrekte.
  5. Vi opbevarer kun personoplysninger så længe de er relevante. Vi opbevarer kun oplysninger så længe de er relevante for den aftale eller det samarbejde, som du har med os. Herefter sletter vi som udgangspunkt personoplysninger, med mindre der er en anden retlig forpligtelse der dikterer noget andet.
  6. Sidst men ikke mindst, opbevarer og behandler vi altid dine personoplysninger sikkert. Vi beskytter altid dine personoplysninger mod uautoriseret eller ulovlig behandling, hændeligt tab, tilintetgørelse eller beskadigelse.
• Hvilke personoplysninger behandler vi og hvorfor?

  Formålene med behandling

  Elis indsamler og behandler kun personoplysninger til formål der er forbundet med at drive vores forretning. Denne privatlivspolitik har til formål at regulere de forhold hvor Elis behandler personoplysninger med henblik på:

  • at kunne sende kommunikation med eksisterende eller potentielle kunder, herunder for at kunne besvare henvendelser vedrørende vores tjenester, services og produkter.
  • at kunne levere de services og produkter, som du eller din virksomhed/arbejdsgiver efterspørger.
  • at kunne sende dig markedsføringsmateriale, herunder vores nyhedsbrev, hvis du har tilmeldt dig til det.
  • andre administrative eller kommercielle formål, der har til hensigt at sikre konsistensen og kvaliteten af vores ydelser, eksempelvis kundetilfredshedsundersøgelser.

  Hvilke personoplysninger behandler vi

  Vi opbevarer kun de personoplysninger, som er relevante for vores samarbejde. Det er derfor som regel oplysninger om:

  • Navn
  • Rolle/Titel
  • Arbejdse-mail adresse
  • Arbejdstelefonnummer
  • Eventuelt oplysninger til brug for fakturering

  Da vi ikke indhenter andre personoplysninger end dem som du eller din arbejdsgiver sender til os, fraråder vi at I sender personoplysninger, der ikke er relevante.

  Særligt følsomme personoplysninger: Vi indhenter eller behandler ikke særlig kategorier af personoplysninger eller oplysninger om straffedomme eller lovovertrædelser uden en særlig og udtrykkelig aftale herom.

  Lovlige grundlag

  De lovlige grundlag for behandling af dine personoplysninger fremgår af Databeskyttelsesforordningen. Når vi behandler personoplysninger, er det enten fordi det er:

  • nødvendigt for at indgå eller opfylde en kontrakt med den registrerede,
  • fordi vi har en anden legitim interesse i behandlingen eller
  • fordi vi har indhentet samtykke til behandlingen

  Når vi baserer lovligheden på en legitim interesse, har vi dokumenteret vores overvejelser omkring dette i det vi kalder for en ’Legitim Interesse Afvejning’ (LIA). Hvis du ønsker at se denne LIA, kan du rette henvendelse på de angivne kontaktoplysninger.

• Beskyttelse af dine personoplysninger

  Vi har implementeret en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger der sikrer en effektiv beskyttelse at dine personoplysninger, f.eks.

  • en række politikker, processer og kontroller der sikrer, at vore medarbejdere kan overholde gældende persondatalovgivning
  • retningslinjerne og de tekniske foranstaltninger bliver løbende udviklet på baggrund af en vurdering af følsomheden af oplysningerne, og de risici der er forbundet med den pågældende behandling
  • Adgangsbegrænsninger der sikrer, at det kun er autoriserede medarbejdere eller samarbejdspartnere der tilgår personoplysninger

  Vi har understøttet disse processer og politikker, med en række tekniske sikkerhedsforanstaltninger, herunder brug af firewalls, anonymiseringsteknologi, samt opdatering og implementering af nyere og mere sikre IT-systemer.

  I tilfælde af sikkerhedsbrud har Elis en beredskabsplan, der sikrer rettidig underretning af Datatilsynet, og hvis sikkerhedsbruddet indebærer en høj risiko for dig, vil vi også straks underrette dig.

• Dine rettigheder

  Databeskyttelsesforordningen tildeler dig, som den registrerede, en række rettigheder. Flere af disse rettigheder er komplekse og vi anbefaler at du læsere mere på www.datatilsynet.dk, for at få den bedste forståelse af dine rettigheder

  Af hensyn til at skabe størst mulig klarhed, har vi lavet en kort opsummering af dine rettigheder nedenfor.

  Retten til indsigt

  Når Elis behandler personoplysninger om dig, tilsikrer vi, at du til enhver tid er oplyst om det. Hvordan vi oplyser dig, afhænger af hvilket engagement vi har. For at sikre, at alle blevet tilstrækkelig oplyst, oplyser vi også om vores behandling af personoplysninger gennem denne privatlivspolitik.

  Retten til berigtigelse

  Vi bestræber os på at den data vi behandler, altid er ajourført og korrekt. Men det kan hænde, at personoplysninger ændrer sig, eksempelvis pga. en navne- eller adresseændring, hvorefter vores oplysninger bliver forældede. Hvis det er tilfældet, må du gerne orientere os om det, hvorefter vi straks vil berigtige dine oplysninger.

  Retten til at blive glemt

  Hvis en række betingelser er opfyldt, har du ret til at få slettet dine personoplysninger inden vores sædvanlige slettefrist.

  Retten til begrænsning af behandling

  Hvis du gør indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, standser vi straks al behandling – på nær opbevaring – indtil der er opnået enighed eller Datatilsynet træffer afgørelse herom.

  Ret til indsigelse

  Du har i nogle tilfælde ret til at gøre indsigelse mod visse typer af behandling, eksempelvis direkte markedsføring eller automatiske individuelle afgørelser.

  Retten til Dataportabilitet

  Hvis du anmoder om indsigt i dine personoplysninger, sørger vi for at oplysningerne bliver leveret til dig i et struktureret, almindeligt anvendt, og maskinlæsbart format.

  Ret til at tilbagetrække samtykke

  Såfremt vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på et samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på vores kontaktoplysninger.

  Ret til at klage

  Skulle du, mod forventning, være utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at klage til Datatilsynet.

• Kontakt og klagevejledning

  Ønsker du at gøre indsigelse, eller klage over vores behandling af dine personoplysninger, bør du straks tage kontakt til DK-Info@elis.com.

  Hvis du klager til Elis, forhindrer dig ikke I sideløbende at klage til Datatilsynet. Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger her.