Intelligente data optimerer vores omkostninger på bæredygtige indkøb

Vores CSR-arbejde stikker dybt og sætter kursen for vores små og store indkøb – også under corona. Sidste år blev vi verdensmålcertificeret som den første virksomhed i verden, og vores ansvarlige profil styrker vores konkurrenceevne. De bæredygtige indkøb er dog sjældent de billigste, men en intelligent Spend cube-dataanalyse gør det nemmere for os at optimere vores omkostninger.

DI's coronabarometer viser, at økonomien er i fremgang og i sin bedste form, siden Danmark lukkede ned i marts. Virksomheders investeringslyst er dog styrtdykket – ca. halvdelen af danske virksomheder forventer at investere mindre i år end sidste år. Hos Berendsen har vi også været nødt til at skære i 2020-investeringerne for at sikre vores medarbejdere en stabil og tryg arbejdsplads – men vi har fortsat vores bæredygtige indsats under corona, og vi fastholder vores CSR-strategis ambitiøse 2030-mål om at opnå 100 % cirkulære tekstiler, få en 100 % grøn bilpark og blive kåret som Danmarks bedste arbejdsplads. Vores konstante fokus på ansvarlighed betyder, at opgaven som indkøbschef ikke er uden udfordringer. Det er ikke nok at finde den billigste løsning – du skal finde den bedste og mest bæredygtige løsning.

”Vores indkøbsfunktion er bygget op på en lidt anden måde, end den måske er mange andre steder, fordi CSR fylder meget. CSR er vores interne rettesnor i forretningen, og den skal jeg og min chef – som er Berendsens CFO – også rette os efter. Jeg kan komme og fortælle, at jeg har fundet en bedre måde, så det bliver en superbillig løsning, men hvis ikke det har den rette CSR-vinkel – så er det ikke nødvendigvis den rette løsning for os”, fortæller Morten Nordskov.

Samtidig understreger han, at CSR ikke kun er en udgift. Det er også en konkurrencefordel, der gør, at vores kunder trygt kan handle med os – også i fremtiden, hvor kravene til virksomhedernes CSR-indsats og -dokumentation kun bliver skærpede. Og som vores CSR-chef Louise Elver fortæller, skal indkøbene også støtte op om vores cirkulære forretningsmodel.

”Vi indkøber tekstiler, som vi udlejer til vores kunder, vasker skånsomt, reparerer og cirkulerer blandt flere brugere for at forlænge levetiden og få det maksimale ud af tekstilerne. Allerede i indkøbsfasen har vi fokus på, at tekstilerne skal være bæredygtigt fremstillet, slidstærkt designet og testet for deres holdbarhed, så vi kan holde dem længst muligt i cirkulation og nedbringe mængden af kasserede tekstiler og vores samlede tekstilforbrug og -indkøb”, forklarer Louise Elver.

Bæredygtig leverandørstyring
Som en del af vores CSR-arbejde har vi fokus på aktiv leverandørstyring og opfølgning – og det er en omfattende opgave, når der er tale om 2.200 leverandører – og deres underleverandører.

”Når vi tager nye leverandører ind, skal de underskrive vores Code of Conduct. Derudover laver vi en risikovurdering på dem og beder dem udfylde en self-assessment-evaluering med fokus på sociale, etiske og miljømæssige forhold. Vi går i dialog med de leverandører, vi vurderer som røde eller gule i self-assesment-arket – og hvis vi vurderer, at det er relevant, får vi foretaget en tredjepartsaudit hos leverandøren. Arbejdet med self-assessment-arket er relativt nyt, fordi vi vurderede, at en underskrift af vores Code of Conduct ikke kunne stå alene, og derfor er vi ved at indarbejde en såkaldt kædekontrol, så vi får dybere indsigt i, om leverandøren er i kontrol med sine underleverandører”, siger Morten Nordskov.

Økonomisk overblik bidrager til en rentabel CSR-strategi 
Fundamentet for at gøre den forskel i verden, som vi har sat os for, er at vores virksomhed også er økonomisk bæredygtig. Men hvordan sørger vi for, at vores virksomhed fungerer rentabelt, når vi ikke kan vælge leverandørernes billigste løsninger? Det handler bl.a. om simplificering og konsolidering af indkøbene for at opnå fordelagtige priser og mængderabatter. Derfor har det været et vigtigt fokusområde at få igangsat en mere centraliseret proces for vores virksomheds indkøb.

”Hos Berendsen skal vi arbejde på at blive bedre til at udnytte vores volumen og potentiale, så konsolidering og simplificering er vigtigt for os. Der er jo kæmpestor forskel på, om en leverandør handler med alle afdelinger eller kun en enkelt. Vi får ikke den bedste pris, hvis vi har 17 lokale aftaler på et område – det gør vi, hvis vi har én leverandør, der handler med Berendsen Danmark samlet som den foretrukne leverandør”, siger Morten Nordskov. 

Men hvordan går man til den opgave, når indkøbene historisk set har foregået decentralt? Vi har fået hjælp af Basico til at bygge en Spend cube, der giver et detaljeret overblik over vores virksomheds omkostninger på faktura- og leverandørniveau – bl.a. til facility management (FM). Som del af den proces har Basico besøgt alle vores landsdækkende vaskerier for at forstå, hvordan det enkelte vaskeri fungerer, og hvorfor deres omkostningsniveau er, som det er.

Suppleret med en gennemgang af vores formaliserede rammeaftaler og serviceaftaler har Basico udarbejdet en rapport, som indeholder et optimeringspotentiale, der samtidig sikrer et højere kvalitetsniveau på en række FM-ydelser. Det har været en vigtig del af analysen, da optimeringspotentialerne skal understøtte vores CSR-strategi og fokus på bæredygtighed.

Et årligt optimeringspotentiale på mellem 5,1 og 9,9 mio. kr.
Spend cuben har givet os overblik over og indblik i vores udgifter på et detaljeret niveau – og der er blevet identificeret et optimeringspotentiale på mellem 5,1 og 9,9 mio. kr. årligt, der kan realiseres ved at standardisere og konsolidere FM-processerne i hele vores værdikæde – herunder at få skabt optimale snitflader til vores leverandører gennem indkøbs- og kontraktstyring fra centralt hold. Med Spend cuben og Basicos analyse i hånden var vi godt rustet til selv at drive besparelsesprojekterne.

”Basico har skabt et overblik over vores FM-omkostninger nede på et niveau, som vi på ingen måde selv ville kunne have skabt lige så effektivt og lige så detaljepræcist, som det er sket nu. Den her Spend cube, som Basico har bygget – og særligt også den afsluttende rapport – har været rigtig gode som guidelines, ift. hvilke indsatsområder vi prioriterer. Der har også været mange ting, som vi før har troet, at vi skulle i gang med, men som vi nu har parkeret, da vi har fået syn for sagen”, fortæller Morten Nordskov og fortsætter:

”Vi prøver at hive fat i nogle af de største identificerede områder – og nogle områder, som kan give hurtig ’impact’ i forretningen. Og vi skelner mellem, hvad der giver en direkte og en indirekte ’impact’. Og så kigger vi igen på, hvor store posterne er. Og det er jo klart, at vi helst vil forsøge at arbejde med de direkte omkostninger for at se, om vi kan få pengene direkte ned i vores drift.”

Nogle af de første store poster, som vi har taget fat på at få standardiseret på tværs af vores virksomhed, har været kaffe, emballage, affald, løftegrej, porte, brandmateriel samt indkøb af reservedele, hvor der nu er indgået indkøbs- og serviceaftaler.

”Hvis du lægger tingene sammen, så ligger vi måske på 1,5-2 mio. kr. i besparelser indtil videre. Så ud af det samlede potentiale er der stadig et stykke vej endnu, men vi har også kun kigget på 5 til 8 områder ud af 50 identificerede. Så der er masser at tage fat på”, fortæller Morten Nordskov.

Læs mere om vores samarbejde med Basico i artiklen her

Vil du vide mere om fordelene ved at samarbejde med en bæredygtig tekstilservicepartner? Ring til os på tlf. 70 13 33 31 eller send os en e-mail på: dk-info@elis.com

Om Basico P/S 

• Basico er en ambitiøs konsulentvirksomhed, der har skabt værdi for nogle af Danmarks største virksomheder siden 2003. 
• Basico leverer rådgivning, interimsløsninger og rekruttering inden for områderne CFO Services, Facility Management Services, Legal Services, Finance IT Services og Human Capital Services. 
• Kernen i Basico er konsulenternes store erfaring med drift, projekter og ledelse fra virksomheder i både Danmark og udlandet.